1. Каква е целта на системата за „Документоборот”? Електронен обмен на документи между доставчик и клиент през интернет.
2. Какво спестява системата? Разходите за физическа среща за размяна или изпращане на документи между клиенти и доставчици и още.../ време, куриери, гориво, хартия за копия на документи, скъп хардуер, икономия на площ, електроенергия и системи за архивиране./
3. Какво ви гарантира системата? Сигурно съхранение на всички документи за вашите клиенти и тяхното бързо откриване.
4. С какво Ви улеснява системата? Възможен експорт на изображението на документите във всеки един счетоводен и ТРЗ софтуер и последващо бързо осчетоводяване .Системата има изградена и функционираща връзка, със счетоводният софтуер на Булмар Офис.
5. Каква е сигурността на системата? Всички документи с които работите, са на защитено със SSL сертификат място, а информацията там се пази огледално и независимо в два дейта центъра.
- Всички документи сканирани и описани на едно място.
Лесно намиране и ползване на документи по всяко време.- Без разходи за куриери и време за физически срещи.
- Работа през интернет от всяка точка.
- Без ограничения в брой фирми и потребители.
- Възможност за работа на друг език.
- Достъпът е защитет със SSL сертификат и права на потребител.
Данни за плащане
получател: БулМар Пъблишинг ЕООД
IBAN: BG14UNCR70001524707025
BIC: UNCRBGSF
банка: Уникредит Булбанк
Посочените цени са в лева без ДДС
| Продукт | цена за 12 месеца за 10 GB | |
|---|---|---|
| Документоборот | 700 | |
В случай че желаете да ползвате повече от един модул, ви препоръчваме да видите и пакетната ни ценова оферта.виж всички цени
Всеки желаещ, може да тества системата на наша виртуална машина.
Достъпа до системата в демо режим става на адрес: test.bulmar.bg
потребител: bulmar
парола : моля свържете се с нас за да ви изпратим парола.
След като сте убедени, че системата ще ви бъде полезна, ще вдигнем ваше място (виртуална машина с web адрес), от където ще можете да достъпвате и работите с приложението.Първоначалният размер (място) за всяка машина е 10 GB. Във всеки момент, то може да бъде увеличено до необходимият Ви такъв.
-
I. Работа в Зелена - Административна част в системата Документооборот
- Какво е предназначението на административната част? В нея въвеждате, нужната информация за вашата фирма и служители от една страна и за вашите клиенти и техните служители от друга.
- Как е най редно да започна работа в нея? стъпка 1: създавате вашата/ите фирма/и.
стъпка 2: създавате потребители с определените роли във вашата фирма, чрез бутон „Създай нов”.
стъпка 3: да създадете всички Ваши клиенти. (бутон Клиенти).
стъпка 4: създавате потребителите (*служителите,управители,собственици и т.н) на вашите клиенти и да ги добавите/закачите към техните фирми.
стъпка 5: създавате отдел (*примерно счетоводен отдел 1), към който да закачите служителите (счетоводителите) във Вашата фирма. Създаването на това звено е задължително, без него няма да е възможна работата с приложението.
стъпка 6: обвързвате (през бутон „Обслужване на клиенти”), кой ваш служител/счетоводител кой клиент ще обслужва. - Какво значат всички тези роли заложени в системата? В системата има два основни типа потребители.
Потребители от страна на обслужваната от нас фирма (тоест клиент):
- Собственик: Собственик на обслужвана от вас фирма.
- Управител: Лицето управител на обслужвана от вас фирма/клиент.
- Служител: Лице работещо в при наш клиент.
Потребители от страна на обслужващата - нашата фирма:
- Описващ: Лицата които боравят основно в меню Документи, тоест описват реквизитите на качените документи за Опис.
- ТРЗ: Лицата които работят (качват/описват) само с документи от тип ТРЗ:
- Счетоводител: Счетоводителят обслужващ оперативно фирмата.
- Отговорен счетоводител: Притежаващ правата на роля счетоводител, но носещ по голямата отговорност за оперативната дейност на съответната фирма.
- Директор: Лицето играещо ролята на Главен счетоводител във вашата фирма.
- Партнър: Лицето собственик или управител на вашата фирма.
- QA: Потребител който има право само да гледа в системата, без да е възможно да прави промени в нея.
- Супер потребител: Администратора,имащ пълни права в системата.
Всяка роля, има зададени по подразбиране някакви базови права на достъп, те могат да бъдат редактирани по всяко време. - Какво прави бутона замяна? Чрез него, можете да прехвърлите обслужването/ангажиментите на ваш клиент от един счетоводител на друг.
- Какво прави бутона „Настройка на мейл сървър? През системата имате възможност да изпращате съобщения и файлове на потребители регистрирани в системата. За тази цел е нужно да се закупи акаунт в допълнителен инструмент/софтуер наречен – Mandrill. Попитайте ни за тази възможност.
- Какво се случва в меню Преводи? Там можете да експортирате цялото текстово (на всички менюта) съдържание да го преведете на трети език и да импортирате отново преведеният текст. Това ще позволи, със системата да работят и клиенти говорещи други езици.
- Какво се случва в меню Информация за версията на програмата? Там можете да видите дали работите с последната версия на продукта и да направите ръчно последна актуализация ако не сте с такава.По подразбиране, системата прави автоматично всички актуализации.
- Какво трябва да отбележа в системата на тип клиент – Малък клиент/Основен клиент/Вип клиент? На този етап,няма голямо значение. По скоро е направено за вътрешно-фирмена информация.
-
II. Работа в червена клиентска част на система Документооборот
- Какво се прави в клиентската част на системата? В нея се качват и обработват всички документи, отчети и справки свързани с обслужването на клиентите ви.
- Какво мога да правя в меню Документи? - Качване/upload на файлове.
- Описване на реквизити на качени документи.
- Обединяване на няколко файла/документа в един.
- Ръчно и автоматично разделяне на един документ на няколко нови.
- Изпращане на описаните документи(*картинки+описание) към Счетоводство+ на БулМар Офис.
- Генерирате в PDF или Ексел наречен „Опис” на документите в системата по определени критерии.
- Дa съхранявате сканирани копия на файлове/документи – в техният оригинален вид и лесно да ги намирате по различни критерии.
- ……. И много други - Какво мога да правя в меню „Отчети и Справки? Да качвате различни отчети и справки към клиентите/контрагентите с които работите.
- Kак работи менюто „Генератор на отчети”? От там можете да получавате информация за свършената или несвършена работа за вашите клиенти от отговорните за това ваши служители
- Как функционира бутона мейл кампания? През тази функционалност, можете да създавате и изпращате съобщения и/или файлове от системата, до избрани или всички потребители в нея.
- За какво се ползва функционалността качи и изпрати файл за плащания? От друга наша система система - Fakturirane.bg, можете да генерирате справка/файл формат ексел в който се съдържа информация за всички издадени документи към вашите контрагенти + информация за просрочени задължения по тях. След импорт на този файл в системата Документооборот и наличие на съвпадения по Булстат (сравняваме съдържание Ексел - Документоборот), той (Клиента) ще получи писмо с което му припомняте за това негово задължение към вас.
- Какво се прави през бутонът настройка срок на известяване? През програмата е възможно да заложите и следите срокове и ангажименти които имате към вашите клиенти. От една страна, системата ще ви известява за всички планирани и абсолютни срокове по вашите ангажименти, а от друга ще известява клиента, когато даден ангажимент/задължение е свършен за него. Тази част сме я нарекли CRM.
- Какво се настройва през бутона „Активирай нова справка”? От там залагате/активирате дадена справка или отчет за определен клиент. След активирането и, ще можете да заложите и следите срок за нейното изпълнение и спазване към него.
- За какво се ползва бутона „Коментар”? Към всеки документ, можете да добавите коментар който да бъде прочетен от друг потребител работещ с този документ.
- Появи ми се икона със удивителен знак към един документ, защо? Това подсказва че документа е с редактирани реквизити (*описван е повече от един път), като кликнете на бутона може да видите всяко негово състояние и историята на промените.
- Каква е идеята на бутон „Опис на документи”? През това меню, можете да генерирате списък по определени критерии за документите които сте си разменили/получили от ваш клиент/контрагент.В документа има място и за подпис на страните.
-
III. Най-често ползвани функционалности и задавани въпроси?
- Каква е разликата между „Описани” и „ За опис”? Първият „Описаният документ е с въведени реквизити в системата (Реквизитите са от тип: Вид Документ//Дата/Номер/Сума/ДДС номер):
- Защо е нужно да описвам качен документ? Основната идея на системата е, да съхранява документи с които сте или ще работите. Само след описването на документ, ще е възможно неговото лесно намиране.
- Документа ми се намира в меню Изпратени файлове, какво значи това? Това е място където могат да се видят всички качени в системата документи, без да могат да бъдат изтрити от нея.
- Документа ми се намира в меню „Изпратени към счетоводство”, какво означава? Картинката и описаните реквизити/данни за документа са изпратени в софтуера Счетоводство+ на БулМар Офис. Там те могат да бъдат осчетоводени ръчно или с шаблонни операции от вашият счетоводител.
- За какво се ползва опцията обедини файл? Системата позволява да обедините няколко файла в един.
- За какво се ползва функционалност раздели файл автоматично? Системата притежава инструмент с който е възможно, от един файл със 100 страници да създадете 100 нови отделни файла/документа.
- За какво се ползва функционалност раздели файл ръчно? Системата притежава инструмент с който е възможно, да отделите част от един документ в нов такъв. По правило,старият се запазва в меню „Първични документи”.
- Какво се прави през опцията „Настройка срок за известяване” в справки и отчети? В системата са заложени два типа срокове:
Планиран срок – Срока в който се очаква ангажимента да бъде изпълнен.
Абсолютен срок – Срока до който ангажимента трябва да е изпълнен.
В зависимост от регулярността на ангажиментите (Седмичен/Месечен/Тримесечен/Шест месечен/Годишен/Еднократен) имате възможност за настройки за всеки от тях. - Какво значи планиран и краен срок? Планиран срок – Срока/датата в който се очаква ангажимента да бъде изпълнен.
Абсолютен срок – Срока/датата до който ангажимента трябва да е изпълнен. - За какво можете да ползвате роля „Описващ”? Да въвежда/описва реквизити по качените файлове/документи в системата.
- В кои случаи е добре да поставям отметка в полето „Изпращай отчета и като прикачен файл, на следните получатели”? Под този текст ще виждате всички мейли на участници/роли от страна на обслужваният клиент. При поставена отметка, клиента ви ще получава и документа когато той се качи в системата от счетоводителя му.
- В кои случаи е добре да поставям отметка в полето „Изпращай съобщения на клиента, за качени Документи/Справки в системата? В случаите в които имате уговорка с клиента си да получава информация/известие за всичко качено за неговата фирма в системата. При поставена отметка там, той ще получава съобщения по мейл.
- Натиснах деактивирай настройка? Изтрили сте всички създадени правила/срокове свързани с изготвянето и следенето на сроковете на тази справката/отчета.
-
IV. Как работи CRM часта в системата
В системата може да заложите срокове за изготвяне на документи и справки свързани с ангажиментите ви към вашите клиенти. За повече яснота как работи, ще опишем част от възможностите, в един пример:
За контрол на срокове при ангажимент свързан с изготвяне на справка декларация по ДДС:
Планиран срок за изготвяне на справка Декларация по ДДС 11 число на месеца.
Абсолютен срок за изготвяне на справка декларация по ДДС 14 число на месеца:
Начин на действие:
От 7 до 11 число включително, системата ще ви подсеща ежедневно, че е планирано/договорено с клиента, декл. по ДДС да се изготвя и качва в системата в тези срокове.
От 12 до 14 число включително на месеца , системата ще продължава да ви подсеща/алармира за изтичащ Абсолютен /в случая законов/ срок за изготвянето на документа.
*Всички тези съобщения, ще се получават от отговорният за изготвянето на документа човек (* в повечето случаи това е счетоводителя) и неговите ръководители.
В случай, че и на 14 число документа не е качен в системата, всички замесени лица ще получат на 15-ти друг тип известие което сигнализира за наличието на проблем.
Актуализацията на софтуер Документооборот се прави автоматично. За целта е необходима единствено връзка с Интернет.
След стартиране на програмата, тя ще провери за актуализация и ако открие такава ще ви уведоми и предостави възможност за инсталиране.
Знаете ли че?
-
Имате възможност да работите в мрежа модул Фактуриране от няколко работни места.
-
Има възможност да експортнем всички артикули и контрагенти в онлайн базираният ни модул Fakturirane.bg
Онлайн поддръжка
Свалете програмата TeamViewer и я стартирайте. Позвънете ни на тел (02) 9816782 или 9201397 .
Чрез този инструмент за нас ще бъде възможно да достъпим вашият компютър и да ви помогнем при работата с нашия софтуер.